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【2014广交会】办公室工作人员:事无巨细的后勤管理者

时间:2014-05-03点击数:

办公室工作人员的工作相对琐碎许多,可以说,办证大厅里除了办证的具体流程外,其它的大事小事都有他们的身影。

为了督促工作的有序进行,每天正式办证开始前,他们要组织各位助理进行考勤,并登记好考勤结果,还要在助理协助下安排好每一期各人的轮休和上班日期。而每天办证结束后,他们要分门别类从各位组长手中收集客商的登记表,记录好各类表的数目及其它情况,例如已录入数量、未录入数量、退帖等,向组长确认签字后,将所有登记表分类装箱,以供第二天早上督导们抽查。来自世界各地的客商走进办证大厅时,耳中听到的音乐、温馨提示、失物招领通知等双语广播,也是由办公室工作人员负责的。

除此以外,办公室工作人员还要负责所有工作人员的后勤保障。每天,他们要根据考勤的情况订工作餐,在午餐时间前,早早用拖车把大家的盒饭拖到指定就餐位置,并负责饭菜的分发。他们还要时时注意大厅里饮用水的情况,如果发现哪处饮水机没水了,就要及时订水换水。另外,办证时所需的挂绳、纪念章、办公用品等物资,也要靠办公室工作人员分配并登记。

办公室部分工作人员合影

在办公室工作比较少的时间里,办公室工作人员还会被分配至其它工作岗位,例如咨询投诉、验证组等,以缓解这些岗位的工作压力。这就要求办公室工作人员要对其它工作有一定的了解,同时要具备良好的双语沟通能力,比如咨询投诉的柜台前,每一天都有客商络绎不绝地前来,如何用简单易懂的语言解答客商的疑问,如何指引客商在偌大的场馆中按时赶到他想去的地方,如何应对部分客商的大吵大闹,都是办公室工作人员要面对的问题。

每一天,办公室工作人员就是这样用细致和耐心,处理着大到客商投诉,小到一枚徽章的各项事宜,默默地为忙而不乱的办证大厅保驾护航。